Entrevista – O programa da Ocyan para mitigar riscos na contratação de terceiros

O relacionamento com terceiros é uma preocupação constante de qualquer organização e na Ocyan não é diferente. A empresa está atenta aos riscos existentes e um trabalho em conjunto das áreas de Conformidade e Suprimentos, iniciado em 2017, está trazendo importantes resultados, além de reforçar o comprometimento da Ocyan com um ambiente de negócios mais ético e transparente.

Atualmente com mais de 2.000 fornecedores e prestadores de serviços ativos, a Ocyan trabalha continuamente na qualificação e monitoramento de sua base de parceiros considerando quesitos legais, fiscais, financeiros, técnicos, ambientais e de conformidade.

Conversamos com Gilberto Couto, responsável por Conformidade na Ocyan, sobre a importância dos fornecedores para a manutenção de um ambiente ético, íntegro e transparente. Confira a seguir!

Qual é a importância de envolver o fornecedor nos processos de Conformidade?
Gilberto Couto – A Conformidade de terceiros é um dos principais elementos de um programa de integridade efetivo, uma vez que de acordo com a Lei Anticorrupção brasileira, a empresa contratante pode ser responsabilizada por atos impróprios realizados por terceiros, mesmo alegando não ter ciência do ato indevido. Neste sentido, devemos avaliar previamente o risco de contratação de qualquer fornecedor através de um processo denominado Due Diligence ou KYS (Conheça o Seu Fornecedor, em inglês).

O que o integrante deve observar antes e após contratar?
Gilberto Couto – Na Ocyan, a contratação de fornecedores e prestadores de serviços segue um fluxo sob responsabilidade da área de Suprimentos, com participação da área de Conformidade para o processo de Due Diligence. Por esta razão, integrantes da área de Suprimentos são treinados continuamente por Conformidade quanto aos riscos envolvidos em cada negociação. Cabe aos demais integrantes seguir todos os procedimentos definidos nas diretrizes e procedimentos corporativos, realizar adequada gestão do contrato e denunciar eventuais irregularidades.

Quais são os requisitos avaliados no processo de Due Diligence da Ocyan?
Gilberto Couto – O Due Diligence da Ocyan se diferencia da maioria das empresas por ser uma metodologia própria e customizada de acordo com os riscos mapeados. Nos propusemos a avaliar 100% dos fornecedores e hoje, para um fornecedor ser cadastrado na Ocyan, obrigatoriamente tem que passar pelo Due Diligence, independentemente do segmento de mercado ou valor do contrato a ser firmado.

Este processo inicia-se com um questionário a ser preenchido pelo fornecedor com objetivo de identificar alertas (red flags) de Conformidade, que serão posteriormente aprofundados para determinar o risco deste fornecedor. Este aprofundamento considera avaliação de riscos de corrupção, histórico reputacional, potencial existência de conflitos de interesses com integrantes, presença de agentes públicos ou pessoas politicamente expostas no quadro societário, risco de fraude e lavagem de dinheiro, presença em listas restritivas além é claro de avaliar o nível de maturidade do Programa de Integridade do fornecedor.

Com base nas informações obtidas, a área de Conformidade classifica o risco do fornecedor (baixo, médio, alto ou crítico), emite um parecer e o encaminha para a tomada de decisão pela alta liderança, de acordo com uma alçada de aprovação previamente definida, que pode aceitar ou rejeitar a contratação do fornecedor.

Quais são os parâmetros para que uma empresa seja considerada risco médio e risco alto na Ocyan?Gilberto Couto – A classificação de riscos de um fornecedor Ocyan é resultado de uma série de análises em que os riscos identificados são categorizados quanto à relevância e potencial de impacto na contratação considerando-se a existência e o nível de maturidade do Programa de Integridade que foi apresentado. É uma análise criteriosa que concluirá se os riscos identificados são devidamente tratados pelo próprio fornecedor ou se teremos que adotar medidas adicionais para possibilitar a contratação desse fornecedor.

A Ocyan possui um treinamento para fornecedores que passam pelo processo de Due Diligence. Quais são os temas abordados?
Gilberto Couto – Em 2018 elaboramos um treinamento em formato e-learning especificamente para os fornecedores de médio, alto e crítico risco, que tem o objetivo de capacitá-los nos conceitos previstos na Lei Anticorrupção e no Código de Conduta da Ocyan para Terceiros, além de instruí-los em relação ao comportamento esperado no âmbito do relacionamento com a empresa. O material é objetivo, de fácil compreensão e apresenta três situações hipotéticas com perguntas e respostas que orientam o fornecedor sobre como agir e denunciar irregularidades, quando aplicável.

Após a participação no treinamento, há um novo processo de análise do fornecedor? Há algum processo específico para estas empresas que são classificadas com maior grau de risco a fim de mitigar riscos para a Ocyan?
Gilberto Couto – Os fornecedores classificados em médio ou alto risco são submetidos a alçadas de aprovação específicas e acompanhados constantemente pelo time de Conformidade e pelos Comitês de Conformidade e Ética no que tange à gestão do contrato, fluxo de pagamentos e materialidade das entregas, mas a ideia é que essa situação de risco não permaneça por muito tempo. O desafio hoje é poder contribuir com os fornecedores para que eles consigam implementar medidas capazes de mitigar as vulnerabilidades que os levaram às classificações mais elevadas de risco.

Quais são os maiores desafios da Ocyan em Conformidade atualmente?
Gilberto Couto – Visamos alcançar a excelência no que fazemos e isso significa avaliar constantemente a efetividade do nosso programa, realizar ajustes quando necessário e estimular os integrantes da Ocyan a refletir sobre eventuais riscos antes de tomar as decisões. Já em relação ao mercado, nosso desafio é contribuir para o segmento de óleo e gás, por meio da Comissão de Compliance do IBP (Instituto Brasileiro de Petróleo, Gás e Biocombustíveis), na adoção de controles e medidas que sejam comuns a todas as empresas, diminuindo dessa forma custos e elevando os padrões de ética e integridade em toda a indústria. A assinatura do Pacto de Integridade do segmento em 2018 foi apenas o primeiro passo.