Entrevista – El programa de Ocyan para mitigar riesgos en la contratación de terceros

Las relaciones con terceros son una preocupación constante de cualquier organización y en Ocyan no es diferente. La empresa está atenta a los riesgos existentes y un trabajo en conjunto de las áreas de Conformidad y Suministros, iniciado en 2017, está generando importantes resultados, además de reforzar el compromiso de Ocyan con un ambiente de negocios más ético y transparente.

Actualmente con más de 2.000 proveedores y prestadores de servicios, Ocyan trabaja continuamente en la calificación y monitoreo de su base de aliados considerando cuestiones legales, fiscales, financieras, técnicas, ambientales y de conformidad.

Conversamos con Gilberto Couto, responsable de Conformidad en Ocyan, sobre la importancia de los proveedores para mantener un ambiente ético, íntegro y transparente. Ve a continuación.

¿Cuál es la importancia de involucrar al proveedor en los procesos de Conformidad?
La Conformidad de terceros es uno de los principales elementos de un programa de integridad efectivo, ya que, de acuerdo con la Ley Anticorrupción brasileña, la empresa contratante puede ser responsabilizada por actos impropios realizados por terceros, aun alegando no tener conocimiento del acto indebido. En este sentido, debemos evaluar previamente el riesgo de contratación de cualquier proveedor a través de un proceso denominado Diligencia Debida o KYS (sigla de Conoce a tu Proveedor en inglés).

¿Qué debe observar el integrante antes y después de contratar?

En Ocyan, la contratación de proveedores y prestadores de servicios sigue un flujo bajo responsabilidad del área de Suministros con participación del área de Conformidad para el proceso de Diligencia Debida. Por esta razón, los integrantes del área de Suministros son capacitados continuamente por Conformidad con relación a los riesgos involucrados en cada negociación. Les corresponde a los demás integrantes seguir todos los procedimientos definidos en las directrices y los procedimientos corporativos, realizar la adecuada gestión del contrato y denunciar eventuales irregularidades.

¿Cuáles son los requisitos evaluados en el proceso de Diligencia Debida de Ocyan?

La Diligencia Debida de Ocyan se diferencia de la mayoría de las empresas por ser una metodología propia y personalizada de acuerdo con los riesgos mapeados. Nos propusimos evaluar el 100% de los proveedores y hoy, para que un proveedor sea registrado en Ocyan, debe pasar obligatoriamente por la Diligencia Debida independientemente del segmento de mercado o valor del contrato que firmará.

Este proceso se inicia con un cuestionario que el proveedor responderá con el objetivo de identificar alertas (red flags) de Conformidad, que serán posteriormente profundizados para determinar el riesgo de dicho proveedor. Esta profundización considera evaluación de riesgos de corrupción, historial de reputación, existencia potencial de conflicto de intereses con integrantes, presencia de agentes públicos o personas políticamente expuestas en el cuadro societario, riesgo de fraude y lavado de dinero, presencia en listas de restricción, además, por supuesto, de evaluar el nivel de madurez del Programa de Integridad del Proveedor.

Con base en la información obtenida, el área de Conformidad clasifica el riesgo del proveedor (bajo, medio, alto o crítico), emite una opinión y la envía para toma de decisión por parte del alto liderazgo de acuerdo con una competencia de aprobación previamente definida, que puede aceptar o rechazar la contratación del proveedor.

¿Cuáles son los parámetros para que una empresa sea considerada riesgo medio o riesgo alto en Ocyan?

La clasificación de riesgos de un proveedor de Ocyan es resultado de una serie de análisis en que los riesgos identificados se categorizan con relación a la relevancia y al potencial de impacto en la contratación considerando la existencia y el nivel de madurez del Programa de Integridad que fue presentado. Es un análisis detallado que concluirá si los riesgos identificados son debidamente tratados por el propio proveedor o si tendremos que adoptar medidas adicionales para posibilitar la contratación de dicho proveedor.

Ocyan tiene una capacitación para proveedores que pasan por el proceso de Diligencia Debida. ¿Cuáles son los temas tratados?

En 2018, elaboramos una capacitación en formato de e-learning específicamente para los proveedores de riesgo medio, alto y crítico que tiene el objetivo de capacitarlos en los conceptos previstos en la Ley Anticorrupción y en el Código de Conducta de Ocyan para Terceros, además de instruirlos con relación al comportamiento esperado en el ámbito de las relaciones con la empresa. El material es objetivo y de fácil comprensión y presenta tres situaciones hipotéticas con preguntas y respuestas que orientan al proveedor sobre cómo actuar y denunciar irregularidades cuando es aplicable.

Después de participar en la capacitación, ¿hay un nuevo proceso de análisis del proveedor? ¿Hay algún proceso específico para estas empresas que son clasificadas con mayor grado de riesgo a fin de mitigar riesgos para Ocyan?

Los proveedores clasificados en medio o alto riesgo son sometidos a competencias de aprobación específicas y seguidos constantemente por el equipo de Conformidad y por los Comités de Conformidad y Ética en lo que se refiere a la gestión del contrato, flujo de pagos y materialidad de las entregas, pero la idea es que esa situación de riesgo no permanezca por mucho tiempo. El desafío hoy es poder contribuir con los proveedores para que consigan implementar medidas capaces de mitigar las vulnerabilidades que los llevaron a las clasificaciones más elevadas de riesgo.

¿Cuáles son los mayores desafíos de Ocyan en Conformidad actualmente?

Tenemos como objetivo alcanzar la excelencia en lo que hacemos y esto significa evaluar constantemente la efectividad de nuestro programa, realizar ajustes cuando sea necesario y estimular a los integrantes de Ocyan a reflexionar sobre eventuales riesgos antes de tomar las decisiones. Con relación al mercado, nuestro desafío es contribuir al segmento de petróleo y gas por medio de la Comisión de Compliance del IBP (Instituto Brasileño de Petróleo, Gas y Biocombustibles) en la adopción de controles y medidas que sean comunes a todas las empresas, disminuyendo de esta forma costos y elevando los estándares de ética e integridad en toda la industria. La firma del Pacto de Integridad del segmento en 2018 fue sólo el primer paso.