La importancia de un sistema de conformidad para los negocios

“Estamos hablando de una ruptura. No se puede volver atrás. O las empresas se adaptan o no tendrán oportunidades de hacer negocios con aliados de calidad”. Es así que Maria Cristina Lepikson, líder de Conformidad de Odebrecht, resume el momento de adaptación que las grandes empresas viven en el ambiente de negocios.

Consultora externa de Odebrecht por 14 años, Cristina forma parte del equipo de Conformidad del Grupo desde 2014, cuando se creó el departamento. Desde entonces, se ha dedicado a pensar e implementar prácticas más íntegras, éticas y transparentes en la empresa, siempre vinculadas a los objetivos de negocio.

“En un primer momento, como cualquier cambio, hay una incomodidad entre las personas. Siempre hay alguien que va a decir: ‘Yo no voy a conseguir hacer negocio’. Pero esto no es verdad. Al fin, uno pasa a hacer negocios con más calidad, con más seguridad, con más transparencia”, explica.

¿Por qué la Conformidad les interesa a las empresas?
En la actualidad, estamos viviendo el reflejo de una evolución en la sociedad con relación a conductas esperadas. Con la facilidad del acceso a la información, la sociedad empieza a cuestionar más, a exigir comportamientos que antes no exigía. La sociedad no tolera más actos indebidos, actos ilícitos, corrupción, porque hoy existe una consecuencia mayor de los daños que eso provoca, como la desigualdad social y el desequilibrio en el mercado de competitividad.

Por lo tanto, la Conformidad es interesante para el ambiente de negocios porque genera más competitividad, más seguridad, más estabilidad en las relaciones comerciales. Estamos hablando de una evolución del modo de hacer negocio. No es un proceso particular de una u otra empresa. Tarde o temprano, toda empresa va a pasar por esta transición.

¿Y por qué antes no oíamos hablar de Conformidad?
La conformidad es un tema nuevo. Surge en la década de 1970, pero gana relevancia más recientemente, a partir de la década de 2000 por una serie de hechos que sucedieron en el mundo y causaron reflejos. En Brasil, este tema pasa a ser más hablado en 2014, después de la Ley Anticorrupción en 2013.

Hasta entonces, las empresas que encontrabas con sistemas de conformidad funcionales por aquí estaban vinculadas a empresas extranjeras. Es decir, es algo muy reciente. Las empresas brasileñas están comenzando en este proceso. Es una fase inicial de implantación y de entendimiento.

¿Cómo se da la creación e implementación de un sistema de conformidad en una empresa?
Para crear un sistema que sea verdadero, primero hay que entender la característica de cada negocio porque no existe un paquete listo. Tienes una teoría definida conceptualmente. Tienes que pensar el proceso que tenga sentido para cada uno de los negocios considerando la práctica de cada uno. Y sólo puedes hacerlo si conoces la operación, sabes cómo se toman las decisiones y vives el día a día de la empresa. Así, vas diseñando un proceso que sea posible embutir en el día a día de la gente.

Y el papel del departamento de Conformidad es entender el proceso y pensar cómo integrar las nuevas prácticas de forma que no perjudique la ejecución del trabajo, sino también que cubra el riesgo de exposición que la empresa tiene. Siempre con el cuidado de no ir a extremos porque no puedes paralizar la empresa debido a este proceso. Este equilibrio es la clave de la implantación de sistema de conformidad.

¿Cuál es el secreto para crear un sistema de conformidad que de hecho cambie la forma de trabajar de la empresa?
Todo parte de un marco legal, pero eso sólo es un fundamento. Para tenerlo funcionando en las empresas como un sistema, hay que incluir las prácticas y los procesos en la rutina. Y, para transformarlo en un hábito en la gente, hay que contar con la participación de varias áreas. La participación con el equipo de Recursos Humanos y con líderes de negocios es fundamental porque ellos son los responsables de poner en práctica los procesos y velar por la divulgación y el mantenimiento en el día a día con el equipo.

Uno de los puntos que se evalúa para entender el éxito de un sistema es el acceso que tiene el departamento de Conformidad a los líderes porque ese diálogo tiene que suceder. Si el área de Conformidad está aparte del negocio, se convierte en mera burocracia y ése no es el objetivo.

¿Cómo interfieren estos nuevos procesos y prácticas en la cultura de la empresa?
No estamos hablando de implementar una nueva cultura en la empresa. Las empresas que consiguen cambiar la situación son justamente las que tienen una cultura definida y que evolucionan sus procesos. Es la base de su cultura la que crea sustentación para la transformación.

Por ejemplo: hay una referencia interna de cultura aquí, en el Grupo Odebrecht, que es muy fuerte y que ya trae principios y valores que hablan sobre una conducta ética, íntegra y transparente. En este contexto, el Sistema de Conformidad actúa en el rescate de una esencia que siempre existió, creando prácticas para que se evite el desvío de conducta.

¿Y cómo termina este proceso?
El objetivo de todo Sistema de Conformidad es crear procesos más seguros que permitan tomar decisiones con más confianza y calidad. Por lo tanto, es un proceso que no termina. El mundo está cambiando constantemente y las empresas tienen que adecuarse.

Aquí, en Odebrecht, por ejemplo, hoy estamos teniendo una gran concentración de energía para poner nuevas prácticas en vigor, pero esto no va a terminar. El año que viene, tenemos que seguir prestando atención y ver qué sucede, como el surgimiento de una evolución tecnológica que traiga más agilidad al proceso o un nuevo marco legal. Muchas cosas influyen y piden esa constante adaptación y actualización.

¿Cómo está siendo este proceso de adaptación para Odebrecht?
Si miramos en una línea de tiempo, lo que Odebrecht hizo en los últimos 18 meses es de un avance increíble. En un año y medio, conseguimos poner en práctica un Sistema de Conformidad relevante con la implantación de nuevos controles y procedimientos en un universo de nueve empresas y miles de integrantes.

Nuestro objetivo es tener un programa vivo, incorporado a nuestro día a día. Los programas de éxito son en los que la gente está verdaderamente comprometida, no es un equipo ni un departamento que va a resolver.

¿Y cómo impacta esto en la relación con aliados y otras empresas?
Nadie hace negocios solo. Cuando decido hacer un negocio contigo, estamos compartiendo una responsabilidad. Por eso, el papel de Odebrecht en este contexto también es de transformación. A partir del momento en que entendemos el valor de la Conformidad y ponemos nuestra práctica para funcionar, terminamos alcanzando también a quien está vinculado a nuestra cadena de valor.

Una industria como la de Ingeniería y Construcción, por ejemplo, alcanza indirectamente una red de negocios muy grande y toda esta red va a impactada. Esto porque, para hacer negocios con nosotros, esas empresas tendrán que pasar por criterios de evaluación. Esto naturalmente eleva el estándar de calidad e integridad en las otras empresas.