Monitores independentes: como eles estão atuando na Odebrecht?

Desde o início do ano, o americano Charles Duross e o brasileiro Otavio Yazbek estão acompanhando o cumprimento dos compromissos assumidos pela Odebrecht no Acordo de Leniência assinado com o Ministério Público Federal do Brasil (MPF), com o Departamento de Justiça dos Estados Unidos e com a Procuradoria-Geral da Suíça. A presença e atuação dos monitores independentes na empresa é uma demonstração da sua disposição em colaborar com a Justiça e adotar práticas empresariais éticas, íntegras e transparentes. Por até três anos, os monitores terão acesso livre a todos os ambientes do grupo para avaliar, inclusive, suas práticas financeiras e de contabilidade. Neste período, eles entregarão relatórios regulares ao Departamento de Justiça americano e ao MPF sobre a eficácia das medidas de Conformidade implementadas. A pedido do Odebrecht Notícias, Duross e Yazbek responderam algumas perguntas sobre como será essa atuação, de que forma ela poderá impactar na rotina dos integrantes e as perspectivas para a empresa. Confira a seguir.

Odebrecht Notícias – Qual será o papel de vocês, monitores externos independentes, na Odebrecht? Vocês estão iniciando um novo processo de investigação?

Otavio Yazbek e Charles Duross – As obrigações dos monitores independentes são estabelecidas nos acordos celebrados com as autoridades norte-americanas e brasileiras. Seu principal papel é o de avaliar e monitorar o programa de Conformidade da Odebrecht, adotado como base. Os monitores também trabalharão para garantir que condutas potencialmente problemáticas sejam identificadas e que controles estejam em vigor para impedir quaisquer atos futuros de corrupção. O objetivo dos monitores não é iniciar um novo processo de investigação dos eventos já ocorridos e que levaram à celebração dos acordos pela Odebrecht, mas verificar o cumprimento desses acordos e fazer as recomendações cabíveis à companhia, procurando garantir que as condições que levaram à ocorrência daqueles eventos não voltem a se manifestar. Justamente por isso, é importante que os monitores compreendam adequadamente o modelo de negócio da Odebrecht, sobretudo no que diz respeito a atividades financeiras, contábeis, de contratação e de tecnologia da informação, bem como em matéria de relações com determinados agentes públicos e privados. A partir dessa compreensão é que se pode avaliar adequadamente os mecanismos que estão sendo criados e efetuar as recomendações cabíveis.

Como vocês descreveriam as atividades de monitoramento que já vêm sendo e serão desenvolvidas por vocês no ano de 2017?

O principal foco dos Monitores para o ano de 2017 é a coleta de informações com o objetivo de compreender as falhas de compliance e de controle que permitiram a existência de recursos não formalmente registrados e avaliar se os controles internos vêm sendo aprimorados ou implementados nos termos dos acordos assinados, de modo a assegurar que aquelas práticas não se repitam. Para tanto, a avaliação dos Monitores vem se concentrando na liderança e nas áreas de compliance, finanças, controladoria, contabilidade e contratações da Odebrecht e das suas linhas de negócio. O processo de coleta de informações para que os monitores avaliem a efetividade do programa de compliance anticorrupção da Odebrecht se apoia em uma série de medidas, dentre as quais pode-se destacar: a análise de documentos e de materiais relevantes; a realização de entrevistas e de visitas a alguns dos escritórios regionais, obras e projetos; a realização de reuniões e de entrevistas com diretores, conselheiros, integrantes, parceiros de negócios e outros agentes e indivíduos relevantes; a análise de declarações públicas e de atividades corporativas (que devem incorporar uma nova postura); e análises, estudos e testes do programa de compliance e dos controles internos da companhia.

Esta atuação irá interferir na rotina de trabalho dos integrantes, independentemente de funções, áreas ou posições hierárquicas? Como cada profissional da empresa pode contribuir neste contexto?

Os monitores procurarão garantir ao máximo que esse processo ocorra de forma eficiente e com o menor transtorno possível para as atividades comuns da Odebrecht, de suas empresas operacionais, de seus executivos e liderados. Desde a sua contratação, os monitores passaram a atuar de forma conjunta com a empresa para a definição de seu plano de trabalho. Não obstante, é provável que o processo de monitoria exija esforços significativos – em termos de tempo e de atenção – por parte de algumas pessoas, principalmente daquelas que ocupam cargos na liderança e nas áreas de compliance, finanças, controladoria, contabilidade e contratações da Odebrecht e das suas linhas de negócio. De qualquer maneira, o processo de criação de um programa de Conformidade envolve toda a empresa, em trabalho colaborativo, em diversos níveis. Assim, mesmo que as atividades cotidianas não sejam afetadas pelos trabalhos de monitoramento, os gestores e demais profissionais da Odebrecht irão certamente se deparar com um novo tipo de ambiente profissional, com algumas alterações em certas práticas e rotinas, que correspondem à nova cultura de conformidade e de controles que se está adotando em todos os níveis da companhia.  O sucesso de tal programa, com a criação de controles adequados para evitar práticas irregulares e para permitir um desenvolvimento sustentável da empresa depende, afinal, do compromisso de todos.

Haverá uma rotina de vocês na empresa? E por qual período?

Os trabalhos incluirão a análise de documentos e materiais relevantes, o exame de atividades da Odebrecht, a realização de entrevistas e visitas e a participação em diversas reuniões. As atividades dos monitores serão determinadas com base no plano de trabalho, preparado com o apoio da companhia e que foi submetido à aprovação pelas autoridades competentes. Esse plano de trabalho será periodicamente revisado, conforme surjam novas necessidades e à medida que os trabalhos evoluam.

A partir desse contexto de monitoramento, qual mensagem vocês passariam para os integrantes?

A Odebrecht celebrou acordos com os Governos brasileiro e norte-americano comprometendo-se em revelar informações, cessar práticas ilícitas e criar e manter um sistema robusto de compliance. Do ponto de vista da companhia, a celebração desses acordos é importante para permitir que se possa retomar as atividades profissionais normais. Nesse sentido, os monitores esperam contribuir para que a Odebrecht seja bem-sucedida no cumprimento das suas obrigações e na criação de novos padrões de conduta.

O trabalho de vocês resultará em relatórios às Justiças brasileira e americana. Eles serão públicos? Os conteúdos poderão ser divulgados aos integrantes?

Os relatórios serão previamente submetidos à administração da companhia, antes do seu envio às autoridades competentes. Não está prevista a sua divulgação, por força de obrigações de confidencialidade previstas nos acordos com respectivas as autoridades.

O que você considera um resultado positivo ao final de três anos monitorando a atuação da Odebrecht?

O objetivo dos Monitores é de que, após o final do processo de monitoramento, a Odebrecht disponha de um programa de compliance e de controles internos eficazes e sustentáveis. Que garantam que a conduta que levou à celebração dos acordos não voltará a ocorrer e que a companhia seja capaz de identificar e lidar adequadamente com riscos futuros de corrupção. A experiência internacional demonstra que empresas que se submeteram a tais processos tendem a superar as experiências passadas e a adotar novos padrões de conduta, que se refletem de forma benéfica nas suas atividades.